Sangat sering proses pengadaaan atau pelaksanaan kontrak hanya ditakar atau diukur dengan boleh atau tidak bolehnya sesuatu tersebut sesuai peraturan. Dalam kesempatan ini akan disampaikan bahwa segala tindakan dalam proses pengadaaan atau pelaksanaan kontrak perlu diukur atau ditakar dengan 4L, yaitu:
- LEGAL
- LOGIS
- LENGKAP DOKUMENTASI
- LUNAS TIDAK BERMASALAH
LEGAL adalah SESUAI dengan peraturan hukum atau perundang-undangan yang berlaku. Dalam aspek legal ini, para pelaku pengadaan harus mengkoleksi peraturan, update peraturan dan selalu always comply (sesuai selalu) dengan peraturan.
Dalam proses pengadaaan atau pelaksanaan kontrak memang kita harus mengikuti peraturan pengadaan, namun dalam pelaksanaannya ternyata kita tidak cukup dengan peraturan pengadaan saja, harus dikaitkan dengan yang lainnya, (missal untuk pengadaan konstruksi) terdapat peraturan jasa konstruksi, kemudian peraturan keuangan, peraturan kemendagri dan seterusnya.
Selanjutnya kalau sudah sesuai dengan peraturan, ini juga masih belum cukup, selanjutnya adalah bagaimana sebaiknya, sebaiknya yaitu berdasar aspek LOGIS. Logis sesuai dengan logika, benar menurut penalaran dan masuk akal. Logis yang diharapkan menghasilkan SEBAIKNYA.
Sebagai contoh Peraturan membolehkan kontrak beakhir desember. Peraturan membolehkan kontrak diberi pemberian kesempatan. Peraturan membolehkan kontrak diberi pemberian kesempatan kedua.
Dan seterusnya. Jangan sampai hal-hal boleh semacam itu akan menyiksa kinerja kita. Jangan sampai hal-hal boleh itu akan membuat beban kita, kita tersiksa oleh peraturan.
Di bulan Desember, disaat sebagian teman ambil cuti, atau ambil liburan atau sudah mulai eksekusi anggaran tahun berikutnya tetapi kita masih mengejar-ngejar kontrak. Padahal peraturan bisa dikelola, bisa dikelola tanpa melanggar peraturan. Misal kita membuat kontrak harus berakhit Oktober, dengan demikian kita akan enjoy di bulan Nopember dan Desember.
Kita harus naik level bukan hanya sekedar boleh menurut peraturan tetapi bagaimana SEBAIKNYA. Sebaiknya misal kontrak berakhir maksimal Nopember. Lalu bagaimana untuk kontrak 3 bulan untuk pengadaan obat? SEBAIKNYA sesuai kebutuhannya obatnya bisa dikirim setiap minggu, bukan dikirim semuanya di akhir bulan ketiga.
Bagaimana sebaiknya peran konsultan pengawas, bagaimana sebaiknya peran tim teknis dan seterusnya. Bagaimana sebaiknya semua itu dimulai dari identifikasi yaitu identifikasi kebutuhan, identifikasi penyedia, identifikasi mutu, identifikasi layanan, idenrifikasi harga dan seterusnya.
Misal juga konsolidasi pengadaan bisa dilakukan di suatu pemda, tetapi mungkin di tempat anda sebaiknya belum dilakukan dulu, atau sebaiknya di pemda anda perlu dilakukan konsolidasi dan di pemda lain mungkin sebaiknya belum dulu. Hal demikian perlu dilakukan terlebih dahulu adanya identifikasi untuk mencapai optimasi terbaik, bukan sekedar memenuhi peraturan saja. Logika-logika kita harus terbangun.
Berikutnya semua yang kita lakukan dapat dibuat dokumentasi secara lengkap. Dengan lengkap dokumentasi, akan membuat kita tenang dan nyaman. Selalu siap di audit, sehingga seolah olah dokumen itu nanti yang akan berbicara. Dokumen yang lengkap dan tersusun rapih memudahkan membuat laporan, memudahkan audit, mempercepat proses audit. Dokumen dapat dilengkapi foto-foto kegiatan, video dan sebagainya.
Dokumen yang lengkap akan memudahkan analisa atau evaluasi sehingga kegiatan berikutnya bisa dibuat lebih baik lagi. Dokumen yang lengkap akan memudahkan pegawai/pejabat pengganti dapat meneruskan, tiada hal lagi situasi abu abu.
Proses berikutnya LUNAS TIDAK BERMASALAH, berdasar peraturan, logika dan dokumentasi yang lengkap maka akan meyakinkan para pelaksana kontrak untuk meneliti dan membayar prestasi pekerjaan secara akuntabel. Lunas tidak bermasalah dengan tercegahnya kerugian negara maupun perbuatan tindak pidana korupsi.
Jangan sampai kita bekerja hanya berdasar aspek legal saja atau aspek peraturan saja. Jangan sampai tersiksa dengan peraturan. Dengan aspek peraturan, logika terbaik, lengkap dokumentasi, dan lunas tidak bermasalah akan membuat kita menyerap anggaran dengan lebih baik, dengan lebih bermanfaat. Sepanjang umur kita diisi dengan ahsanu amala, karya-karya yang bermanfaat bagi negeri ini.
