Berdasar Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 tahun 2024, negosiasi dilakukan sebagai berikut :
Persiapan E-purchasing Katalog Metode Negosiasi Harga
Tahap persiapan merupakan tahapan yang dilakukan untuk menentukan barang/jasa sesuai kebutuhan dan ketentuan peraturan perundang- undangan serta mempersiapkan referensi harga untuk melakukan E- purchasing Katalog.
Tahap persiapan dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
- Pemilihan Produk
Pemilihan Produk merupakan proses mencari dan memilih produk yang akan dilakukan E-purchasing Katalog, proses Pemilihan Produk tersebut dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
a. Kesesuaian Spesifikasi
PPK/PP dalam proses Pemilihan Produk pada Katalog Elektronik mengacu pada Spesifikasi yang ditetapkan oleh PPK.
b. Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri
Setelah PPK/PP melakukan tahapan Pemilihan Produk sebagaimana huruf a di atas maka PPK/PP akan memilih produk pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Apabila barang/jasa yang dibutuhkan pada Katalog Elektronik terdapat produk dalam negeri yang memiliki jumlah nilai TKDN dan nilai BMP minimal 40% (empat puluh persen) maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN paling sedikit 25% (dua puluh lima persen).
2) Dalam hal kondisi pada angka 1) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN kurang dari 25% (dua puluh lima persen).
3) Dalam hal kondisi pada angka 1) dan angka 2) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP memilih produk dengan label PDN namun belum mempunyai nilai TKDN.
4) Dalam hal kondisi pada angka 1), angka 2), dan angka 3) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk impor.
c. Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi
Setelah PPK/PP melakukan tahapan Pemilihan Produk sebagaimana huruf a dan huruf b di atas maka PPK/PP akan memilih produk pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:
1) Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi
Apabila nilai paket E-purchasing sampai dengan Rp15.000.000.000,- (lima belas miliar Rupiah), maka PPK/PP memilih produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi.
2) Penyedia dengan Kualifikasi Non Usaha Kecil atau Koperasi Apabila nilai paket E-purchasing lebih dari Rp15.000.000.000,- (lima belas miliar Rupiah) atau Nilai Paket E-purchasing sampai dengan Rp 15.000.000.000,- (lima belas miliar rupiah) namun tidak ada Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi yang mampu dan mencantumkan produk maka PPK/PP dapat memilih produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Non Usaha Kecil atau Koperasi.
d. Harga Terbaik
Setelah PPK/PP melakukan tahapan Pemilihan Produk sebagaimana huruf a, huruf b, dan huruf c di atas maka PPK/PP akan memilih produk pada Katalog Elektronik dengan harga terbaik.
Harga terbaik merupakan total harga yang paling rendah yang dapat diberikan oleh Penyedia Katalog Elektronik yang sudah termasuk biaya pengiriman (apabila ada) dan biaya layanan tambahan (apabila ada).
- Referensi Harga
PPK/PP mempersiapkan referensi harga yang berfungsi sebagai referensi untuk melakukan Negosiasi Harga. Referensi Harga disusun dengan sumber data sebagai berikut:
a. Harga pembanding produk sejenis di luar aplikasi Katalog Elektronik;
b. Informasi biaya/satuan harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh K/L/PD; dan/atau
c. Dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Dokumentasi Persiapan
Seluruh tahapan Pemilihan Produk dan Penyusunan Referensi Harga di atas didokumentasikan oleh PPK/PP.
Pelaksanaan E-purchasing Katalog Metode Negosiasi Harga
Pelaksanaan E-purchasing Katalog Melalui Metode Negosiasi Harga dilakukan dengan memperhatikan hasil persiapan E-purchasing Katalog berdasarkan tahapan berikut:
- Klarifikasi Teknis (apabila diperlukan)
Melakukan klarifikasi terhadap spesifikasi teknis/ fungsi/ kinerja/ ketentuan terkait produk yang tercantum pada aplikasi Katalog Elektronik kepada Penyedia Katalog Elektronik untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
2. Pemilihan Opsi Pengiriman
PPK/PP melakukan pemilihan opsi pengiriman untuk produk yang akan dilakukan E-purchasing yang terdiri dari:
a. Kurir penyedia
Pengiriman dilakukan oleh penyedia Katalog Elektronik yang melakukan E-purchasing dengan PPK/PP. Biaya pengiriman dapat dilakukan Negosiasi pada saat PPK/PP melakukan Negosiasi Harga
b. Jasa pengiriman pihak ketiga
Pengiriman dilakukan oleh penyedia jasa pengiriman yang sudah terintegrasi pada aplikasi Katalog Elektronik. Biaya pengiriman tidak dapat dilakukan Negosiasi pada saat PPK/PP melakukan Negosiasi Harga. Biaya pengiriman sudah termasuk biaya asuransi pengiriman.
3. Negosiasi Harga
- PPK/PP melakukan Negosiasi Harga dengan memperhatikan referensi harga yang telah dibuat serta apabila diperlukan PPK/PP juga dapat melakukan negosiasi harga dengan didasarkan pada:
- Bukti transaksi terakhir atas produk yang tercantum pada Katalog Elektronik;
Struktur pembentuk dari harga yang tercantum pada Katalog Elektronik; dan/atau - Riwayat harga transaksi Penyedia Katalog Elektronik sebagaimana tersedia dalam fitur riwayat harga terbaik pada aplikasi Katalog Elektronik (apabila tersedia).
Apabila negosiasi harga antara PPK/PP dan Penyedia Katalog Elektronik mencapai kesepakatan, maka paket E-purchasing Katalog dapat ditindaklanjuti. Negosiasi Harga antara PPK/PP dengan Penyedia Katalog Elektronik tidak diperbolehkan melebihi harga satuan tayang yang tercantum dalam aplikasi Katalog Elektronik.
Apabila tidak terjadi kesepakatan antara PPK/PP dan Penyedia Katalog Elektronik maka paket E-purchasing katalog dapat dibatalkan. Setelah pembatalan tersebut PPK/PP dapat melakukan negosiasi kepada Penyedia Katalog Elektronik lainnya dengan tetap memperhatikan tahapan persiapan E-purchasing Katalog melalui metode Negosiasi Harga.
Untuk paket E-purchasing Katalog yang dilakukan oleh PP apabila sudah terjadi kesepakatan dengan Penyedia Katalog Elektronik maka akan dilanjutkan ke proses pengajuan paket E-purchasing katalog kepada PPK.
PPK wajib melakukan reviu terhadap pengajuan paket E- purchasing Katalog tersebut paling lambat 3 (tiga) hari kerja. Apabila PPK tidak melakukan reviu lebih dari 3 (tiga) hari kerja maka paket E- purchasing Katalog tersebut akan dibatalkan secara otomatis.
Penyedia Katalog Elektronik wajib memberikan respons atas pesanan dalam Katalog Elektronik kepada PPK/PP paling lambat 3 (tiga) hari kerja, apabila Penyedia Katalog Elektronik tidak memberikan respons dalam kurun waktu tersebut, maka negosiasi akan dibatalkan secara otomatis oleh sistem.
Jika PPK/PP sedang melakukan proses Negosiasi Harga namun Penyedia Katalog Elektronik dikenakan sanksi Daftar Hitam, maka Negosiasi Harga akan secara otomatis dibatalkan oleh sistem.
