PCM (Pre Construction Meeting)

Jangan ribut di  akhir kontrak. Ributlah di  awal kontrak.

Lebih bagus lagi tidak ribut, dengan melakukan rapat persiapan pelaksanaan  kontrak secara profesional.

PCM (Pre Construction Meeting) atau Rapat pra konstruksi atau rapat persiapan pelaksanaan adalah rapat yang membahas keseluruhan pelaksanaan pekerjaan termasuk menyatukan pengertian terhadap seluruh isi Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan atas hal-hal yang belum terdapat dalam dokumen tersebut.

Dalam Peraturan LKPP nomor 12 tahun 2021,   mengenai Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak disebutkan sebagai berikut :

Sebelum melaksanakan Kontrak yang bernilai besar atau kompleks, Pejabat Penandatangan Kontrak dan Penyedia harus melakukan rapat secara tatap muka untuk mendiskusikan kesamaan pemahaman dan administrasi Kontrak. Rapat tatap muka harus dilaksanakan secara:

1. 1. formal;
   2. agenda rapat diketahui secara bersama sebelum pelaksanaan rapat; dan
   3. para pihak masing-masing harus menunjuk narahubung selama pelaksanaan kontrak;

Hal-hal yang dibahas dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak:

1. reviu kontrak, dan pembagian tugas dan tanggung jawab dari kedua belah pihak;
2. pemutakhiran/pembaharuan rencana pekerjaan seperti tanggal efektif pelaksanaan, dan tahapan pelaksanaan kontrak;
3. reviu rencana penilaian kinerja pekerjaan sebagai dasar melakukan evaluasi kemajuan pekerjaan;
4. diskusi bagaimana dan kapan dilakukan pelaporan pekerjaan;
5. Tata cara, waktu dan frekuensi pengukuran dan pelaporan yang disesuaikan dengan kondisi pekerjaan;
6. melakukan klarifikasi hal-hal yang masih kurang jelas dan mendiskusikan prosedur untuk manajemen perubahan; dan melakukan klarifikasi rencana koordinasi antar para pihak selama pelaksanaan pekerjaan.

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre-Construction Meeting/PCM dan/atau Kick Off Meeting) merupakan rapat awal persiapan pekerjaan konstruksi dan/atau konsultansi konstruksi pengawasan/manajemen konstruksi yang dihadiri penanggung jawab kegiatan, Pengendali Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, Penyedia, tim perencana serta pihak terkait;

Berdasar Permen PUPR 10 tahun 2021

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak

1. Rapat persiapan pelaksanaan kontrak merupakan rapat awal antara penanggung jawab kegiatan, Pengendali Pekerjaan (Direksi Lapangan/Konsultan MK), Pengawas Pekerjaan (Direksi Teknis/Konsultan Pengawas), Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi, tim perencana serta pihak terkait.
2. Rapat persiapan pelaksanaan kontrak atau Pre-Construction Meeting (PCM) harus sudah dimulai maksimal 7 (tujuh) hari setelah terbitnya SPMK dan sebelum dimulainya pelaksanaan pekerjaan.
3. Tujuan rapat persiapan pelaksanaan kontrak:
   1. persamaan pandangan dan pemahaman terkait hal-hal yang mendasar pada pelaksanaan proyek, seperti: jadwal, alur komunikasi dan koordinasi, alur persetujuan, kebijakan pengendalian mutu dan Keselamatan Konstruksi serta mekanisme pelaporan dan pembayaran hasil pekerjaan;
   2. untuk mendapatkan kesepakatan terhadap pelaksanaan kontrak;
   3. penyesuaian seluruh kegiatan dalam RMPK dengan persyaratan- persyaratan dalam dokumen kontrak;
   4. pemenuhan terhadap kebutuhan data dan informasi terkait proyek; dan
   5. untuk melakukan perubahan kontrak apabila diperlukan;
4. Agenda pembahasan dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak sebagai berikut:

Struktur organisasi proyek

Penanggung Jawab Kegiatan

1)  menyampaikan struktur organisasi dan tim-nya yang akan terlibat serta tugas dan tanggung jawab secara umum dari masing – masing pihak.

2)  menjelaskan bentuk hubungan antara pengguna dan Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi dan konsultansi konstruksi.

Pengawas Pekerjaan

Direksi Teknis atau Konsultan Pengawas, menyampaikan struktur organisasinya serta tugas dan tanggung jawab secara umum dari masing – masing pihak.

Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi

1)  Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan struktur organisasinya serta tugas dan tanggung jawab masing-masing.

2)  Perubahan atas personil pelaksana atau sub Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi harus diinformasikan pada rapat PCM dan disetujui oleh penanggung jawab kegiatan.

 

Pendelegasian kewenangan

1. Penanggung jawab kegiatan menyampaikan penjelasan mengenai
2. a)  pelimpahan kewenangan Pengendalian Pekerjaan ke wakil sah/ Direksi Lapangan atau Konsultan MK
3. b)  pelimpahan kewenangan pengawasan pekerjaan ke wakil sah/Direksi Teknis atau Konsultan Pengawas
4. UntukKonsultanPengawasyangditunjukolehselain penanggung jawab kegiatan, laporan dan tanggung jawab Konsultan Pengawas tersebut tetap kepada penanggung jawab kegiatan.

 

Alur komunikasi dan persetujuan

Penanggung jawab kegiatan menyampaikan alur komunikasi, koordinasi, persetujuan serta pelaporan.

Mekanisme pengawasan

Direksi Teknis atau Konsultan Pengawas menyampaikan mekanisme pengawasan dan pelaporan yang akan dilakukan.

Jadwal pelaksanaan

Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan rencana jadwal pelaksanaan pekerjaan untuk dibahas dan disepakati bersama.

Mobilisasi

Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan secara rinci rencana mobilisasi yang mencakup mobilisasi personil inti, peralatan dan material.

Metode pelaksanaan

1. Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan gambaran umum metode pelaksanaan yang akan dilaksanakan, pada tiap tahapan pekerjaan.
2. Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan metode pelaksanaan untuk pekerjaan tertentu yang beresiko besar.

Pembahasan Dokumen SMKK

1. Dokumen RKK, RMPK, dan RKPPL, diserahkan sebelum PCM untuk dievaluasi oleh Direksi Teknis/Konsultan Pengawas.
2. Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi mempresentasikan dokumen keselamatan konstruksi dalam RKK yang mencakup penjelasan yang terkait hal berikut:
3. a)  Organisasi pengelola SMKK;
4. b)  Sasaran dan program keselamatan konstruksi;
5. c)  Isu internal dan eksternal pelaksanaan pekerjaan;
6. d)  Jadwal komunikasi;
7. e)  IBPRP;
8. f)  Biaya penerapan SMKK;
9. g)  Prosedurtanggapdarurat,prosedurpenghentian pekerjaan jika ada hal yang membahayakan;
10. h)  Seluruh Elemen 4 Pengendalian Operasi Keselamatan Konstruksi; dan
11. i)  Jadwal pemantauan dan inspeksi;
12. Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi mempresentasikan dokumen keselamatan konstruksi yang terintegrasi dengan RKK dan termuat dalam RMPK mencakup penjelasan yang terkait hal berikut:
13. Work method statement;
14. Rencana pemeriksaan dan pengujian (ITP); dan
15. Pengendalian subpenyedia dan pemasok.
16. Rencana Kerja Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan (RKPPL) dan Rencana Manajemen Lalu Lintas Pekerjaan (RMLLP) jika ada.
17. Hasil pembahasan dokumen SMKK berupa persetujuan atau permintaan untuk perbaikan.

Rencana pemeriksaan lapangan bersama

Pembahasan rencana pemeriksaan lapangan bersama dalam rangka penilaian kesesuaian kontrak dengan kondisi lapangan.

Informasi yang dibutuhkan

Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan kebutuhan data dan informasi lainnya yang diperlukan.

Dukungan fasilitas

Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi menyampaikan dukungan lainnya yang diperlukan.

Lain-lain

Agenda lain yang relevan.

5.. Hasil rapat persiapan pelaksanaan kontrak dituangkan dalam Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak.

Mari hadiri bimtek di SURABAYA