BAGAIMANA PENGADAAN SECARA  E-PURCHASING

Keputusan Kepala LKPP nomor 122 tahun 2022

Temtang  Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik 

antara lain berisi

PENYELENGGARAAN E-PURCHASING KATALOG

Pembelian secara elektronik melalui Katalog Elektronik yang selanjutnya disebut E-Purchasing Katalog merupakan tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem Katalog Elektronik.

1. Ketentuan Umum E-Purchasing Kataloga

a.Produk Katalog selanjutnya disebut produk merupakan Barang/Jasa yang disediakan oleh Penyedia Katalog Elektronik yang tercantum pada Katalog Elektronik dengan spesifikasi/fungsi/kinerja maupun harga tertentu.

b. Produk yang telah tercantum pada Katalog Elektronik Nasional/Katalog Elektronik Sektoral/Katalog Elektronik Lokal dapat dibeli oleh seluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, kecuali Barang/Jasa pada fitur iklan Katalog dan/atau diatur lain dalam keputusan Penelaahan Produk.

1. Harga satuan yang ditayangkan pada Katalog Elektronik merupakan harga satuan tertinggi yang dapat dilakukan pembelian melalui E-Purchasing.
2. Tahapan E-purchasing Katalog

E-Purchasing Katalog dapat dilaksanakan dengan metode: a. Negosiasi Harga

Metode negosiasi harga dilakukan terhadap harga satuan produk dengan mempertimbangkan kuantitas produk yang diadakan, ongkos kirim, biaya instalasi, atau ketersediaan produk. PPK/PP dapat memanfaatkan informasi harga produk dari sumber informasi yang dipercaya lainnya sebagai referensi untuk negosiasi dengan Penyedia Katalog Elektronik.

Secara garis besar tahapan E-Purchasing Katalog dibagi menjadi 2 (dua) tahapan yaitu tahap Persiapan dan Pelaksanaan E-Purchasing Katalog, dengan rincian sebagai berikut:

1) Persiapan E-Purchasing Katalog

Tahap persiapan merupakan tahapan yang dilakukan untuk menentukan barang/jasa sesuai kebutuhan dan ketentuan peraturan perundang-undangan serta mempersiapkan referensi harga untuk penyelenggaraan E-Purchasing Katalog. Tahap persiapan dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

1. a) Penyusunan Spesifikasi Teknis

Penyusunan spesifikasi teknis oleh PPK dilakukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

• Spesifikasi teknis mengacu pada spesifikasi teknis yang disusun pada tahap perencanaan pengadaan. Spesifikasi teknis tersebut dapat disesuaikan berdasarkan data/informasi pasar terkini untuk mengetahui ketersediaan barang/jasa, harga, pelaku usaha dan alternatif barang/jasa sejenis. Termasuk dalam hal ini perlu memperhatikan ketersediaan produk dalam negeri dan produk dari Penyedia dengan kualifikasi Usaha Kecil.
• Penyusunan spesifikasi teknis dimungkinkan menyebut merek barang/jasa yang tercantum pada Katalog Elektronik, dengan didukung justifikasi teknis secara tertulis yang ditetapkan PPK. Justifikasi teknis tersebut menjelaskan alasan, pertimbangan, bukti/fakta terhadap kebutuhan atas suatu merek tertentu.

1. b) Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri

Berdasarkan Pasal 66 ayat (1) dan ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka PPK/PP yang akan melakukan E-Purchasing Katalog memilih barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:

• Apabila barang/jasa yang dibutuhkan pada Katalog Elektronik terdapat produk dalam negeri yang memiliki jumlah nilai TKDN dan nilai BMP minimal 40% (empat puluh persen) maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN paling sedikit 25% (dua puluh lima persen);
• Dalam hal kondisi pada angka (1) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN kurang dari 25% (dua puluh lima persen);
• Dalam hal kondisi pada angka (1) dan (2) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dengan label PDN namun belum mempunyai nilai TKDN;
• Dalam hal kondisi pada angka (1), (2) dan (3) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk impor; dan

 

• Dalam hal kondisi pada angka (1), (2), (3) dan (4) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat menggunakan metode lain selain E-Purchasing Katalog sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.

1. c) Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi

Apabila PPK/PP telah memperhatikan ketentuan terkait prioritas penggunaan produk dalam negeri sebagaimana ketentuan di atas, selanjutnya berdasarkan Pasal 65 ayat (2) dan ayat (4) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden

Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka PPK/PP yang akan melakukan E- Purchasing Katalog memilih barang/jasa pada Katalog Elektronik dengan urutan/prioritas sebagai berikut:

 

• Apabila nilai paket pengadaan barang/jasa dengan nilai pagu anggaran sampai dengan Rp15.000.000.000,00 (lima belas miliar rupiah) maka PPK/PP memilih Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil atau Koperasi untuk barang/jasa yang dibutuhkan yang tersedia pada Katalog Elektronik.
• Dalam hal kondisi pada angka (1) di atas tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih Penyedia Katalog Elektronik dengan Kualifikasi Usaha Non Kecil.

 

1. d) Pengumpulan Referensi Harga.

PPK/PP mempersiapkan referensi harga yang berfungsi sebagai referensi untuk melakukan Negosiasi Harga. Pengumpulan referensi harga dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Referensi harga disusun dengan sumber data sebagai berikut:

(a)

Mencari produk dengan harga terbaik yang tercantum pada Katalog Elektronik sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan dengan memperhatikan ketentuan terkait Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri dan Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi;

(b)

Mencari harga pembanding produk sejenis di luar aplikasi Katalog Elektronik (apabila ada);

(c)

informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (apabila ada); dan

(d) Dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan (apabila ada).

• Selain referensi harga, PPK/PP juga dapat mempersiapkan kebutuhan terkait layanan teknis pendukung dari barang/jasa untuk dijadikan referensi dalam melakukan negosiasi dengan Penyedia apabila diperlukan. Layanan teknis pendukung adalah layanan yang dapat diberikan Penyedia untuk mendukung penggunaan dari barang/jasa yang akan dibeli. Negosiasi layanan teknis pendukung tidak digunakan untuk menegosiasi teknis barang seperti mengubah/ menambah spesifikasi barang/jasa yang telah tayang pada Katalog Elektronik.
• Pengumpulan referensi harga tidak diperlukan jika harga produk yang tayang pada aplikasi Katalog Elektronik berupa fixed price atau harga tidak bisa dinegosiasi.

Seluruh tahapan persiapan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga di atas didokumentasikan oleh PPK/PP.

 

2) Pelaksanaan E-Purchasing Katalog

 

Tahap Pelaksanaan E-Purchasing Katalog merupakan tahapan yang dilakukan untuk melakukan pembelian produk melalui Katalog Elektronik. Pelaksanaan E-Purchasing Katalog dapat dimulai setelah seluruh tahapan persiapan dilakukan oleh PPK/PP.

PPK/PP sebelum pelaksanaan E-Purchasing Katalog melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. a) Memeriksa Status Daftar Hitam Penyedia;
2. b) Memverifikasi data kualifikasi Penyedia yang belum terverifikasi pada aplikasi SIKaP; dan
3. c) Melakukan klarifikasi terhadap spesifikasi teknis/fungsi/kinerja/ketentuan terkait produk yang tercantum pada Aplikasi Katalog Elektronik kepada Penyedia Katalog Elektronik.

 

 

Pelaksanaan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga dilakukan dengan memperhatikan hasil persiapan. Tahapan pelaksanaan dilakukan dengan ketentuan- ketentuan sebagai berikut:

200. Tahapan pelaksanaan dimulai dengan membuat paket E-Purchasing pada aplikasi Katalog Elektronik dengan memperhatikan tahapan persiapan. Sesuai ketentuan yang berlaku, untuk paket dengan nilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) maka yang melakukan pemesanan/ pembuatan paket adalah PPK sedangkan untuk paket dengan nilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) maka yang melakukan pemesanan/pembuatan paket adalah PP.

 

1. Setelah membuat paket, PPK/PP melakukan Negosiasi Harga dengan memperhatikan referensi harga serta jika diperlukan PPK/PP juga dapat menegosiasi harga dengan didasarkan pada:

 

 

(1) bukti transaksi terakhir atas produk yang tercantum pada Katalog Elektronik;

(2) struktur pembentuk dari harga yang tercantum pada Katalog Elektronik;

(3) riwayat harga transaksi Penyedia sebagaimana tersedia dalam fitur harga terbaik pada aplikasi Katalog Elektronik (apabila tersedia); dan/atau

(4) kebutuhan layanan teknis pendukung.

 

1. Metode negosiasi harga dilakukan terhadap harga satuan produk dengan mempertimbangkan kuantitas produk yang diadakan, ongkos kirim, biaya instalasi, atau ketersediaan produk.

 

1. Selain Negosiasi Harga, PPK/PP juga dapat melakukan negosiasi Layanan Teknis Pendukung, yaitu:

 

 

(1) Pelatihan Penggunaan Barang (apabila belum termasuk dalam harga barang/jasa);

(2) Instalasi (apabila belum termasuk dalam harga barang/jasa);

(3) Garansi/Layanan Purna Jual; dan/atau

(4) Menambah pemaketan (bundling) dengan produk lainnya selama kompatibel serta mendukung fungsi dan kinerja barang/jasa.

 

1. Negosiasi Layanan Teknis Pendukung selain yang dimaksud dalam huruf d) di atas dapat dinegosiasikan oleh PPK/PP dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan Pengelola Katalog Elektronik.

 

1. Negosiasi Layanan Teknis Pendukung sebagaimana dimaksud dalam huruf d) dicatatkan pada Aplikasi Katalog Elektronik serta dicantumkan pada Surat Pesanan.

 

1. Kesepakatan Negosiasi Harga dan Layanan Teknis Pendukung antara PPK/PP dengan Penyedia tidak boleh melebihi harga satuan tayang yang tercantum dalam aplikasi Katalog Elektronik.

 

1. Proses Negosiasi Harga dan Layanan Teknis Pendukung yang dilakukan oleh PPK/PP dicatatkan melalui fitur negosiasi pada aplikasi Katalog Elektronik.

 

1. Apabila PPK/PP telah menyepakati hasil negosiasi, maka PPK melanjutkan tahapan ke pembuatan dan penandatangan Surat Pesanan dan melanjutkan proses E-Purchasing Katalog sesuai ketentuan yang berlaku.

 

Apabila proses pengadaan barang/jasa sudah dilakukan serah terima barang/jasa, maka PPK menyelesaikan paket E-Purchasing pada aplikasi Katalog Elektronik.

 

1. Apabila tidak terjadi kesepakatan Negosiasi Harga dan Layanan Teknis Pendukung antara PPK/PP dengan Penyedia, maka PPK/PP dapat membatalkan paket dan melakukan negosiasi kepada Penyedia Katalog lainnya dengan tetap memperhatikan tahapan persiapan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga.

 

1. Pelaksanaan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga ini tidak diperlukan jika harga yang tayang pada aplikasi Katalog Elektronik merupakan fixed price atau harga tidak bisa dinegosiasi. Sehingga proses E-Purchasing dapat langsung dilanjutkan sesuai tahapan yang diatur dalam tata cara penggunaan aplikasi Katalog Elektronik.

 

 

1. Mini-Kompetisi

E-Purchasing Katalog dengan metode mini-kompetisi dilakukan terhadap 2 (dua) atau lebih Penyedia Katalog Elektronik yang memiliki produk yang sama atau produk dengan spesifikasi sejenis yang dibutuhkan oleh PPK/PP dengan tujuan mendapatkan harga terbaik.

PPK/PP setelah pelaksanaan Mini-Kompetisi melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. a) Memeriksa Status Daftar Hitam Penyedia;
2. b) Memverifikasi data kualifikasi Penyedia yang belum terverifikasi pada aplikasi SIKaP; dan
3. c) Melakukan klarifikasi terhadap spesifikasi teknis/fungsi/kinerja/ketentuan terkait produk yang tercantum pada Aplikasi Katalog Elektronik kepada Penyedia Katalog Elektronik.

 

1. Competitive Catalogue

Competitive Catalogue memuat data dan informasi yang ditawarkan oleh Penyedia Katalog Elektronik dalam lingkup pekerjaan konstruksi berupa komponen dasar konstruksi yang kemudian dikompetisikan melalui sistem. Metode ini digunakan apabila fitur Competitive Catalogue sudah tersedia pada aplikasi Katalog Elektronik.

Tata cara pelaksanaan E-Purchasing Katalog diatur dalam ketentuan lainnya terkait E-Purchasing serta panduan penggunaan (user guide) aplikasi Katalog Elektronik.