Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak yang di kontrak pekerjaan konstruksi sering disebut PCM yaitu Pre Construction Meeting.

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak selambat-lambatnya 7 hari kalender sejak diterbitkannya SPMK dan sebelum pelaksanaan pekerjaan, PPK bersama dengan penyedia, unsur perencanaan, dan unsur pengawasan, harus sudah menyelenggarakan rapat persiapan pelaksanaan kontrak.

Sebelum melaksanakan Kontrak, Pejabat Penandatangan Kontrak dan Penyedia harus melakukan rapat secara tatap muka untuk mendiskusikan kesamaan pemahaman dan administrasi Kontrak.

PPK, Penyedia, Konsultan , Tim teknis, tim pendampingan menggunakan PCM ini untuk penyamaan persepsi apa yang akan dilakukan.

Rapat harus dilaksanakan secara:

1. formal;
2. agenda rapat diketahui secara bersama sebelum pelaksanaan rapat; dan
3. para pihak masing-masing harus menunjuk narahubung selama pelaksanaan kontrak;

Hal-hal yang dibahas dan disepakati dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak Pekerjaan Konstruksi meliputi:

1. Penerapan SMKK ( Sistem manajemen Keselamatan Konstruksi )

1. RKK ( Rencana Keselamatan Konstruksi )
2. RMPK ( Rencana Mutu Pekerjaan Konstruksi )
3. Rencana Kerja Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan (RKPPL) (apabila ada); dan
4. Rencana Manajemen Lalu Lintas (RMLL) (apabila ada);

1. Rencana Kerja;
2. organisasi kerja;
3. tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan termasuk permohonan persetujuan memulai pekerjaan;
4. jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang diikuti uraian tentang metode kerja yang memperhatikan Keselamatan Konstruksi; dan
5. Subkontraktor yang akan melaksanakan bagian pekerjaan dengan ketentuan berdasarkan daftar pekerjaan yang disubkontrakkan dan subkontraktor dalam syarat-syarat khusus kontrak :      -a.Untuk pekerjaan utama, maka dilakukan klarifikasi terhadap kesesuaian pekerjaan yang disubkontrakkan dan kesesuaian subklasifikasi SBU subpenyedia jasa spesialis yang dinominasikan; dan/atau. b. Untuk pekerjaan yang bukan pekerjaan utama, maka dilakukan klarifikasi terhadap kesesuaian pekerjaan yang disubkontrakkan, kesesuaian kualifikasi usaha, dan kesesuaian lokasi/domisili usaha subpenyedia jasa usaha kualifikasi kecil yang dinominasikan.

Dalam hal dalam klarifikasi ditemukan ketidak sesuaian, Penyedia wajib mengganti subkontraktor dan/atau bagian pekerjaan yang di subkontrakkan dengan persetujuan Pejabat Penandatangan Kontrak.

6.  hal-hal lain yang dianggap perlu,

seperti  melakukan klarifikasi hal-hal yang masih kurang jelas dan mendiskusikan prosedur untuk manajemen perubahan, melakukan klarifikasi rencana koordinasi antar para pihak selama pelaksanaan pekerjaan, mendetailkan spek, form-form kendali kerja, penyusunan rencana kerja dan pelaksanaan pemeriksaan lokasi pekerjaan , kapan kunjungan pertama dan kedua untuk pemeriksaan dan serah terima sebelum PHO dst.

Hal-hal yang dibahas dan disepakati dalam rapat Persiapan pelaksanaan kontrak Jasa Konsultansi Konstruksi meliputi:

1. Program Mutu ( ini seperti RMPK dalam pekerjaan konstruksi ).
2. organisasi kerja dan jadwal penugasan personel;
3. kesesuaian personel dan peralatan dengan persyaratan Kontrak;
4. tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan;
5. Rencana Kerja/Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan yang memperhatikan Keselamatan Konstruksi;
6. jadwal mobilisasi peralatan dan personel;
7. rencana pelaksanaan pemeriksaan dan pembayaran; dan
8. hal-hal lain yang dianggap perlu.

Rapat persiapan pelaksanaan kontrak , tidak harus dilaksanakan dalam satu atau dua jam , tetapi sesuai kebutuhan ( semakin besar suatu kontrak bisa memerlukan waktu yang lama pembahasan PCM, bisa selesai 3 atau 4 hari ).

Penyedia mempresentasikan poin-poin  pembahasan.

Peserta rapat seperti KPA, PPK , tim teknis, tim pendampingan,  konsultan pengawas/ Konsultan Manajemen  dapat bertanya, mengoreksi atau memberi masukan.

 

Sehingga presentasi penyedia bisa di tolak, dikoreksi atau di terima.

 

Hasil pembahasan merupakan kesepakatan yang akan menjadi alat pengendalian kontrak.

 

Dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak,  harus telah disepakati kapan kunjungan pertama untuk pemeriksaan prestasi pekerjaan dan serah terima dan kapan kunjungan kedua untuk pemeriksaan prestasi pekerjaan.

Apa alat pengendalian kontrak bagi PPK  dan Konsultan Pengawas/MK ?

RMPK, jadwal dll yang harus dikendalikan dari waktu ke waktu dengan deviasi yang dapat ditoleransi.

Ributlah di  rapat persiapan pelaksanaan kontrak daripada  ribut di akhir kontrak, tetapi lebih bagus lagi tidak ribut, yaitu bertindak profesional dengan mereviu presentasi penyedia, detail sekali pembahasan PCM,  kemudian kesepakatannya  dijadikan alat pengendalian kontrak yang handal.