Sebelum penandatanganan Kontrak dilakukan rapat persiapan penandatanganan Kontrak antara PPK/pejabat penandatangan Kontrak dengan Penyedia, dengan ketentuan:
- Rapat persiapan penandatanganan Kontrak paling sedikit membahas hal-hal sebagai berikut:
1) pemeriksaan sanksi daftar hitam yang terkini. Dalam hal Penyedia tercantum dalam daftar hitam, maka PPK/pejabat penandatangan Kontrak membatalkan surat penunjukan Penyedia barang/jasa dan menindaklanjuti dengan proses pemberian surat penunjukan Penyedia barang/jasa kepada calon cadangan (apabila ada);
2) finalisasi rancangan Kontrak;
3) konfirmasi Penyedia tidak meminjamkan atau menggunakan nama perusahaan pihak lain (pinjam bendera perusahaan) atau mengalihkan seluruh pekerjaan dan tanggung jawab kepada pihak lain, sebagai contoh:
- a) Pelaku usaha yang memasukkan penawaran tidak sama dengan pelaku usaha yang akan menandatangani Kontrak.
- b) Pelaku usaha yang mengikuti pemilihan Penyedia berbeda dengan Penyedia yang akan melaksanakan pekerjaan.
- c) Terdapat kuasa dari Penyedia yang menyatakan pengelolaan hak dan kewajiban paket pekerjaan termasuk pembayaran tidak masuk ke rekening yang didaftarkan di dalam Kontrak.
4) perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dikarenakan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnya akan melewati batas tahun anggaran atau penetapan waktu pemanfaatan hasil pekerjaan yang tidak bisa ditunda;
5) rencana penandatanganan Kontrak;
6) dokumen Kontrak dan kelengkapan;
7) Jaminan pelaksanaan yang paling sedikit terdiri atas ketentuan, bentuk, isi, dan waktu penyerahan (apabila ada);
8) Jaminan uang muka yang paling sedikit terdiri atas ketentuan, bentuk, isi, dan waktu penyerahan (apabila ada);
9) Jaminan pemeliharaan yang paling sedikit terdiri atas ketentuan, bentuk, isi, dan waktu penyerahan (apabila ada);
10) Asuransi (apabila ada);
11) Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan yang paling sedikit terdiri atas ketentuan, registrasi, dan pembayaran (apabila ada);
12) Surat pernyataan penggunaan material mineral bukan logam dan batuan berasal/bersumber dari pelaku usaha yang telah memiliki izin usaha yang sah (apabila ada);
13) Keberlakuan kualifikasi Penyedia, dalam hal terdapat keberlakuan kualifikasi Penyedia yang tidak memenuhi persyaratan kualifikasi pada lembar data kualifikasi, maka PPK/pejabat penandatangan Kontrak membatalkan surat penunjukan Penyedia barang/jasa dan menindaklanjuti dengan proses pemberian surat penunjukan Penyedia barang/jasa kepada calon cadangan (apabila ada);
14) Klarifikasi kepada Penyedia terkait fasilitas kredit dari bank dan nomor rekening yang digunakan sebagai rekening penampungan (escrow account) pembayaran proyek/kegiatan yang juga digunakan sebagai rekening pinjaman/kredit/pembiayaan berdasarkan dokumen/informasi kredit (credit clearance) dari Direktur/Pimpinan kantor bank; dan
15) hal-hal yang telah diklarifikasi dan dikonfirmasi pada saat evaluasi penawaran sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen penawaran, seperti:
- kewajiban penggunaan material/bahan/alat yang merupakan produk dalam negeri dan/atau produk usaha kecil dan koperasi dari hasil produksi dalam negeri apabila dalam
pelaksanaan pekerjaan membutuhkan material/bahan/alat, sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen penawaran; dan/atau
- pemberdayaan subkontraktor orang asli Papua untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam rangka Percepatan Pembangunan di Papua.
- Hasil pembahasan dan kesepakatan rapat persiapan penandatanganan Kontrak dituangkan dalam berita acara.
- Dalam hal Penyedia tidak memenuhi ketentuan dalam rapat persiapan penandatanganan Kontrak maka surat penunjukan Penyedia barang/jasa dibatalkan dan PPK/pejabat penandatangan Kontrak menunjuk pemenang cadangan (jika ada).
- Penandatanganan Kontrak barang/jasa lainnya/jasa konsultansi nonkonstruksi yang kompleks dipastikan telah dilakukan setelah memperoleh pendapat ahli Kontrak pada saat penyusunan rancangan Kontrak. Dalam hal belum memperoleh pendapat ahli Kontrak barang/jasa lainnya/jasa konsultansi nonkonstruksi, maka pemberian pendapat dilakukan sebelum penandatanganan Kontrak. Ketika tidak diperoleh ahli Kontrak, penelaahan ahli Kontrak tersebut dapat diperoleh dari tim yang dibentuk oleh Kementerian/Lembaga atau Pemerintah Daerah yang bersangkutan.
- PPK/pejabat penandatangan Kontrak sebelum penandatanganan Kontrak melakukan:
1) verifikasi secara tertulis kepada penerbit jaminan; atau
2) pengecekan melalui situs web resmi penerbit jaminan atau marketplace penerbit jaminan (dalam hal telah tersedia), terhadap izin penerbit jaminan dan pemenuhan ketentuan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang diterbitkan oleh Otoritas Jasa Keuangan.
- PPK/pejabat penandatangan Kontrak dan Calon Penyedia tidak diperkenankan mengubah substansi hasil pemilihan Penyedia sampai dengan penandatanganan Kontrak, kecuali mempersingkat waktu pelaksanaan pekerjaan dalam hal jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnya akan melewati batas tahun anggaran atau penetapan waktu pemanfaatan hasil pekerjaan tidak bisa ditunda.
- Dalam hal penetapan surat penunjukan Penyedia barang/jasa dilakukan sebelum DIPA/DPA disahkan, dan ternyata alokasi anggaran dalam DIPA/DPA tidak disetujui atau kurang dari rencana nilai Kontrak, maka penandatanganan Kontrak dapat dilakukan
setelah pagu anggaran cukup tersedia melalui revisi DIPA/DPA. Jika penambahan pagu anggaran melalui revisi DIPA/DPA tidak tercapai maka surat penunjukan Penyedia barang/jasa dibatalkan dan kepada calon Penyedia barang/jasa tidak diberikan ganti kerugian.
- Setelah keseluruhan proses sebagaimana dimaksud pada huruf a sampai dengan huruf g memenuhi syarat dan sah, PPK/pejabat penandatangan Kontrak meminta Penyedia untuk menyerahkanJaminan Pelaksanaan yang sah.
- Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak dinyatakan gagal oleh PPK/pejabat penandatangan Kontrak, dalam hal:
1) Penyedia tidak menyepakati dengan alasan yang objektif dan dapat diterima oleh PPK/pejabat penandatangan Kontrak maka Penyedia tidak dikenakan sanksi apapun; dan
2) Penyedia tidak menyepakati dengan alasan yang tidak objektif dan tidak dapat diterima oleh PPK/pejabat penandatangan Kontrak maka diberikan sanksi administratif sesuai dengan
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tentang Pembinaan Pelaku Usaha Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
